回収体制とノウハウ

自社開発システム

当事務所の「債権回収システム」は、当事務所とシステム開発会社 株式会社アドバンスブレインとの共同により、「法律事務所による多数債権の回収業務」に特化して、開発いたしました。

これにより、督促状の作成・印刷・発送等の作業効率を向上させ、弁護士が関与すべき業務に集中して取り組むことが可能となり、弁護士法、弁護士倫理等のコンプライアンスにも十分に配慮したシステムを構築しております。

(1)作業効率の向上

当事務所の「債権回収システム」は、依頼者よりお預かりした債権情報をシステムに取込み、債権回収業務におけるすべての情報（督促状発行、架電・交渉内容、入金情報等）を一括して管理しております。

弁護士が作成した督促状サンプルに、依頼者より頂戴したデータに基づき、未納者の氏名、住所、債権額、購入商品名等が自動入力され、多数の債務者に対する督促状の発行が可能となると共に、架電・交渉情報も随時入力いたしますので、従前の交渉状況を把握しながら交渉することができます。

また、入金等による督促抑止も随時行うことにより、二重請求等のミスを防ぐことができます。

上記のシステムと併せて、弁護士のチェックを経た督促状を、封入封緘機を用いて自動封入するなど、当事務所においては、作業効率を極限まで向上しております。
当事務所では、このようなシステム環境の構築により、1日あたり数百件〜千件以上の督促業務を可能としております。

(2)セキュリティ等の対応

(i)ソフト面でのセキュリティ

当事務所は、債権回収業務に特化した独自のソフトウェアを開発し、当該業務のみに用いるサーバー環境を構築しています。
当事務所独自の「債権回収システム」は、(ア)管理者（弁護士及びシステム担当）、(イ)リーダー、(ウ)スタッフの3階層に分けて、アクセスできるデータを制限しております。

また、パスワードについては、(ア)端末の立ち上げ時、(イ)「債権回収システム」起動時の2回にわたり、スタッフ毎に割り当てられたIDとパスワードが設定されており、詳細なログの解析が可能です。
その他、当然のことながら、サーバー及び端末について、ウィルス等の侵入を防止する措置を講じております。

(ii)ハード面でのセキュリティ

当事務所の債権回収業務は、通常の法律事務を行う場所とは区切られたフロアのみで行い、当該フロアには、当事務所の弁護士と債権回収業務を行うスタッフのみが立ち入ることが可能となっています。
したがって、当事務所の来客が、債権回収業務フロアに立ち入ることはありません。
さらに、フロア内は休憩所と業務フロアに分かれておりますが、業務フロアに立ち入るコールセンタースタッフには、私物（特に携帯電話）の持ち込みを禁止しております。

熟練チーム

当事務所の債権回収業務は、債権回収業務の経験豊富な弁護士が行っております。
弁護士が、自ら文書を作成し、未収者との交渉にもあたっております。
弁護士の関与なく、弁護士以外の者が交渉を進めたり、和解内容について判断するということはありません。

さらに、電話の受付などについて当事務所の窓口となる事務職員についても、数年にわたり債権回収業務に関わっている熟練の職員のみであり、当事務所内の研修制度を活用し、電話応対の手法やテクニックについて、弁護士より直接指導を受け、法令遵守についても十分な知識を備えております。
当事務所の債権回収においては、このような熟練チームの知識と経験により、極限まで回収率を向上させることができるのです。

回収のプロセス

(1)請求書・督促状の発送

依頼者から未納者のデータを受領しましたら、当事務所の「債権回収システム」に取り込みます。
これにより、事前に依頼者と打合せを行い、文言を確定した請求書・督促状の印刷が可能となりますので、データを受領した当日もしくは翌日までに請求書・督促状の発送を行うことになります。
請求書・督促状は、商品名等を記載した具体的なもの（サンプル1）と、支払請求の旨と請求金額を目立つようにもの（サンプル2）など、当事務所独自のノウハウにより、様々な工夫を行っております。
送付するタイミングにより異なる内容の督促文書を用いるのが、より効果的であると考えます。

（サンプル1）

（サンプル2）

(2)電話による督促

1回目の請求書・督促状に対して何ら反応のなかった未納者に対して、当事務所では、「全件」につき、電話での督促を行います。
1回目の請求書等が届かなかった（「宛所なし」で返送された）未納者に対しても、電話での督促は行います。これは、引っ越し等により住所が変更になっても、登録された電話番号の使用を継続している可能性があるためです。
電話での督促においては、請求内容の確認や、請求書が届いているかについて確認するとともに、支払を促す交渉を行うことになります。
なお、電話での督促については、未納者が電話に出ず、繋がらなかったとしても着信履歴が残りますし、留守番電話などへの入力も行いますので、督促効果が高いと考えています。

(3)コンビニ収納サービスの活用

当事務所では、コンビニ収納サービスを活用した債権回収を行っております。
当事務所のコンビニ収納サービスは、当事務所において印刷したコンビニ収納用紙を請求書、督促状に同封することにより、当該用紙を用いて、全国各地のコンビニエンスストアにおける支払いが可能となります。
通常の振込口座への入金を促す請求書のみでは、振込手続の煩雑さからそのまま放置されるケースも多いですが、当事務所のコンビニ収納サービスを活用することにより、さらに回収率を向上することができます。

(4)入金管理

当事務所の債権回収業務においては、入金管理を次の各方法で行っております。

上記はいずれも当事務所において採用している方法です。
(ア)の場合、債務者からの入金管理を当事務所において随時行うことが可能であり、二重督促を防止する効果は高いと言えます。もっとも、依頼者が以前送付した督促状や支払用紙に基づいて支払った場合は、個別に入金情報を頂戴する必要があります。
(イ)の場合も、随時ご報告を頂戴できるならば、二重督促の防止は可能であり、ほとんど問題はありません。
いずれの方法も採用可能ですので、ご希望をお伺いさせていただきたいと存じます。

細部へのこだわり

当事務所においては、債権回収業務の豊富な経験と、弁護士としての知識と経験に基づき、徹底的に細部にこだわりぬいた活動を行っております。
私たちのこだわりは、「未納者の心理を徹底的に分析する」ことからスタートしました。
一般的に、依頼者で買い物をする方の行動は次のようなものです。

結果的に、長期未納者となる方は、上の(ア)から(ウ)の、どの段階で「支払いできない。」「支払わないでおこう。」となるのでしょうか。

まず、(ア)の段階で、支払いを拒絶するつもりの方というのは、最初から「悪質な詐欺行為」を行う意図があるといえます。
非常に残念なことですが、このような方も一定数存在するのが実情であり、厳しく対応する必要があるといえます。
例えば、スーパーでお金を支払わずに商品を持って帰れば、いわゆる「万引き」となり、刑法上、窃盗罪にあたります。
しかし、後払いの商品について、最初から支払う意図がなかったのに注文をして、支払わなかったとしても、なかなか刑法上の罪に問うのは難しいのが現状です。「最初から支払う意図がなかった」ことを立証するのが難しいからです。
だからこそ、このような方には、厳格にしっかりと取り立てる必要があるのです。
もっとも、このような悪質な未納者は、最初から依頼者の請求には応じないので、依頼者が何回請求書を送っても、何ら効果はありません。
早期に、弁護士の督促状にシフトすることが、非常に重要であると言えます。

次に、結果的に未納者となる方は、(ウ)の段階で、未納の意思（「支払わないでおこう。」）が発生することが多いと言えます。
例えば、(ア)や(イ)の段階では支払うつもりがあったものの、その後の事情の変更により、(ウ)の段階で、支払能力がなくなってしまったというケースです。
「事情の変更」といいましたが、ほとんどは、「他の買い物や、携帯代などを支払ったため、代金を支払うお金がなくなってしまった。」というものです。
「今、支払うべき債務が多数あるのに対し、支払いに充てるお金が足りない。」という状態に陥ったということです。

例えば、手元に1万円しかないのに、5つの債権者から、各1万円ずつの請求が来ているとします。
未納者は、「何とかしたいけど、全部払うお金はないし…」と思っています。

この場合、未納者は、どうするでしょうか？
「早く払わないと、うるさそう。」「めんどくさいことになりそう。」と考える債権者から先に払うのではないでしょうか。

逆に言えば、「この債権者は甘いので、もうしばらく放っておいても大丈夫」と未納者が考えれば、支払いは後回しにされてしまいます。
さらに、債務者の心理として近い時期の買い物や利用については、「支払わないといけない。」という良心の呵責が働くものの、時間が経つにつれて、「支払わないで済むならその方が良い。」「支払いを逃れたい。」という気持ちが強くなってきます。
こうして「甘い債権者」は、どんどん後回しにされた挙げ句、そのまま未払いとなってしまうのです。

つまり、債権回収のコツは、「甘い債権者」にならないこと、「早く払わないと、うるさそう。」「めんどくさいことになりそう。」と思わせることなのです。

当事務所は、そのような未納者の心理を徹底的に分析しました。
当事務所の債権回収業務は、このような心理分析を基礎として、請求の全行程に様々な工夫をしています。
例えば、請求書・督促状を送るための「封筒」にもその工夫は現れています。

既に述べたように、未納者は、未納になっている時点で、多数の債権者から、督促の手紙が届いていると言えます。
他の債権者からの封書も多数届いていることでしょう。
（請求書が多数届き、郵便ポストから溢れているような状態が想像できます。）

そのときに、他の債権者からの封書に紛れず、「これは何だろう。」と思わせる工夫が必要になります。
当事務所の封筒は、次のように、色使いや注意書きも工夫し、他の文書と紛れることを避け、「早く対応しないと、面倒くさいことになりそう。」と思われる工夫をしています。

封筒の色使いや注意書きは、当事務所における債権回収のこだわりの一例にすぎません。
当事務所では、未納者の心理分析を基礎として、請求書・督促状の発送や、電話での交渉など、請求の全行程に様々な工夫をすることにより、極限まで回収率を高めることが可能となっているのです。